Privacybeleid.
Jouw gegevens, jouw controle.
Hoe we omgaan met persoonsgegevens — van jou als bezoeker, als lead, of als klant. Volledig conform de AVG/GDPR.
AI-SAMENVATTING — 10 SECONDEN LEZEN· lees dit — de rest van de pagina hoef je niet door te nemen
Kort samengevat: VOCELIX. verzamelt contactgegevens, gespreksdata via onze AI-agents, technische gegevens (IP, browser, cookies) en — voor klanten — facturatiegegevens, telkens op een geldige AVG-rechtsgrond (overeenkomst, gerechtvaardigd belang, toestemming of wettelijke verplichting). Gebruikt een bedrijf Vocelix om zíjn eigen klanten te bedienen, dan is dat bedrijf zelf verwerkingsverantwoordelijke voor die eindklantgegevens — Vocelix treedt dan enkel op als verwerker. Leadgegevens bewaren we max. 24 maanden, klantgegevens voor de duur van de overeenkomst plus wettelijke termijnen (o.a. 7 jaar voor facturatie). We verkopen nooit gegevens aan derden; we delen enkel met noodzakelijke verwerkers zoals GoHighLevel (het onderliggend platform), telefonie- en berichtenproviders, betaalproviders en ElevenLabs (spraaktechnologie), allen contractueel gebonden aan de AVG. Je hebt de gebruikelijke AVG-rechten — inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid, bezwaar, beperking — via [email protected], met reactie binnen 30 dagen. Beveiliging loopt via SOC 2 Type II-gecertificeerde infrastructuur met AES-256-versleuteling en audit-logging; sommige verwerkers werken buiten de EER, met passende waarborgen zoals modelcontractbepalingen. Voor cookies vragen we expliciete toestemming, behalve voor de strikt noodzakelijke.
01Wie wij zijn
Vocelix is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verzameld via deze website, onze AI-systemen en onze dienstverlening. Voor alle vragen over dit privacybeleid of over hoe we met jouw gegevens omgaan, kan je terecht op [email protected].
Dit privacybeleid is van toepassing op bezoekers van onze website, leads die contact opnemen, en klanten die gebruikmaken van onze diensten. Voor de contractuele afspraken rond onze dienstverlening verwijzen we naar onze algemene voorwaarden.
02Welke gegevens we verzamelen
Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verzamelen we volgende categorieën van gegevens:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam — wanneer je een formulier invult, een afspraak boekt, of contact opneemt.
- Gespreksdata: de inhoud van gesprekken met onze AI-agents (chat, voice, e-mail) wanneer je zelf, of via een klant van ons, met een Vocelix-systeem communiceert.
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en gebruiksgedrag op onze website, verzameld via cookies (zie artikel 8).
- Facturatiegegevens: voor klanten — betalingsgegevens en facturatiehistoriek, verwerkt via onze betaalproviders.
03Waarom we deze gegevens verzamelen
We verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een geldige rechtsgrond onder de AVG/GDPR:
- Uitvoering van een overeenkomst: om onze diensten te kunnen leveren aan klanten (bv. het opzetten en beheren van AI-systemen).
- Gerechtvaardigd belang: om onze website te verbeteren, veiligheid te waarborgen, en te reageren op vragen van bezoekers en leads.
- Toestemming: voor marketingcommunicatie (e-mail en telefoon) en niet-noodzakelijke cookies — zie ons marketingtoestemmingsartikel in de voorwaarden.
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor het bijhouden van boekhoudkundige gegevens.
04Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld:
- Leadgegevens (contactformulieren, boekingen die niet tot klant leiden): maximaal 24 maanden na het laatste contactmoment, tenzij je eerder om verwijdering vraagt.
- Klantgegevens: voor de duur van de overeenkomst, en nadien conform wettelijke bewaartermijnen (o.a. boekhoudkundige verplichtingen, doorgaans 7 jaar voor facturatiegegevens).
- Gespreksdata via AI-systemen: bewaard zolang relevant voor de dienstverlening van onze klant aan hun eindklant, conform de afspraken tussen Vocelix en die klant.
05Met wie we gegevens delen
We verkopen persoonsgegevens nooit aan derden. We delen gegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde verwerkers die strikt noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, waaronder:
- GoHighLevel — het onderliggende platform waarop onze systemen draaien (CRM, AI-agents, kalender, communicatie).
- Telefonie- en berichtenproviders — voor het afhandelen van gesprekken, SMS en WhatsApp-berichten via onze AI-agents.
- Betaalproviders — voor het veilig verwerken van facturatie en betalingen.
- ElevenLabs — voor de spraaktechnologie achter onze Voice Agents.
Al deze verwerkers zijn contractueel verplicht om jouw gegevens met dezelfde zorgvuldigheid te behandelen als wijzelf, conform de AVG/GDPR.
06Jouw rechten
Onder de AVG/GDPR heb je als betrokkene een aantal concrete rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
Recht op inzage
Je kan opvragen welke gegevens we van je bijhouden.
Recht op rectificatie
Onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
Recht op verwijdering
Vraag ons je gegevens te wissen ("recht om vergeten te worden").
Recht op overdraagbaarheid
Ontvang je gegevens in een gestructureerd, leesbaar formaat.
Recht van bezwaar
Verzet je tegen verwerking voor marketingdoeleinden, op elk moment.
Recht op beperking
Vraag tijdelijk minder gebruik van je gegevens, in specifieke gevallen.
Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je naar [email protected]. We reageren binnen 30 dagen. Ben je niet tevreden met onze reactie, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
07Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Het onderliggende platform waarop onze systemen draaien behaalde de SOC 2 Type II-certificering, en opgeslagen gegevens worden versleuteld (AES-256, versleuteling in rust). Elke actie binnen het systeem wordt gelogd en is achteraf controleerbaar via audit-logging.
Voor klanten met specifieke medische-sector-behoeften (VS) bieden we een optionele HIPAA-module aan — zie artikel 12 van onze algemene voorwaarden voor details.
08Cookies
Deze website gebruikt cookies voor de basiswerking, analyse en marketing. Bij je eerste bezoek vragen we uitdrukkelijk toestemming voor alles behalve strikt noodzakelijke cookies, via de cookiemelding onderaan het scherm. Een volledig overzicht van de gebruikte cookietypes vind je in artikel 13 van onze voorwaarden.
09Internationale doorgifte
Sommige van onze verwerkers (zoals telefonie-, berichten- of spraaktechnologie-providers) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we ervoor dat een passend beschermingsniveau gewaarborgd is, bijvoorbeeld via modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of andere door de Europese Commissie erkende mechanismen.
10Wijzigingen & contact
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of de toepasselijke wetgeving. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we bestaande klanten per e-mail.
Voor alle vragen over dit privacybeleid of over hoe we met jouw gegevens omgaan: [email protected].